Hva innebærer onboarding av nyansatte?

Du som arbeidsgiver har en juridisk plikt til å gi den ansatte nødvendig opplæring. Du må gi tilgang til og opplæring i rutiner, regler og retningslinjer, og være tydelig på hvilke krav som stilles til den ansatte.

Onboarding refererer til prosessen hvor nye ansatte får nødvendig kunnskap, ferdigheter og atferd for å bli effektive medlemmer av organisasjonen.

For nyansatte starter onboardingprosessen ofte før første arbeidsdag og fortsetter gjennom de første månedene på jobben. Prosessen inkluderer alt fra administrativt arbeid og opplæring til sosial integrering i teamet.

En vellykket onboarding bidrar til høyere jobbtilfredshet, bedre jobbprestasjoner, og lavere turnover blant ansatte.

Nøkkelen til en god onboarding er planlegging og engasjement fra alle den nyansatte skal jobbe med.

📖 Les mer om: Ansettelse i 2024: En komplett guide når du trenger arbeidskraft

5 tips til en vellykket onboardingsprosess

En typisk onboarding prosess av nyansatte kan inkludere flere faser: forberedelse, første arbeidsdag, de første 90 dagene, og oppfølging i prøvetiden. Hver fase bør ha spesifikke aktiviteter designet for å støtte overgangen fra å være ny til å bli en integrert del av teamet. Her er våre forslag:

Hold kontakt med den ansatte før første arbeidsdag

Når en ansatt har signert med ny arbeidsgiver vil de gjerne sette i gang med en gang! De fleste av oss må gjennom en oppsigelsesperiode på flere måneder før man kan starte, og da er det viktig å holde relasjonen varm. Før nyansatte begynner hos oss inviterer vi dem til å delta på eventer og ting som skjer i selskapet. Det gjør kanskje overgangen litt mindre skummel.

Ha alt på stell før den ansatte kommer

Det kan virke som en selvfølge, men sørg for å ha mest mulig klart til første arbeidsdag: IT-verktøy, e-post, innlogging.

Selv om du ikke har faste plasser på kontoret bør du sørge for at du har dedikert en plass til den nyansatte. Den handler om å unngå alle former av ambivalens.

Som nyansatt kommer du inn i en ny situasjon hvor det finnes en rekke uskrevne regler den ansatte ikke er kjent med. Å sette seg på ”feil sted” er noe de fleste av oss ønsker å unngå.

På første arbeidsdag så er det ryddig at den ansatte signerer nødvendige erklæringer om det ikke allerede er gjort.

For eksempel er det viktig at taushetserklæring er på plass før du gir tilgang til noen av bedriftens systemer eller forretningshemmeligheter. Sørg også for signering på mottatte eiendeler.

Hot tips: Noter deg bursdagen til den ansatte med en gang. Ingenting er så kjedelig som at noen glemmer bursdagen din.

Utnytt prøvetiden godt til å evaluere den ansatte

Punktet om opplæring er helt sentralt for at du skal kunne vurdere den ansattes ferdigheter i prøvetiden. Bruk prøvetiden godt! Det er en fin tid for både arbeidsgiver og arbeidstaker å undersøke om arbeidsforholdet også var en god ide i praksis. Vi anbefaler at det holdes jevnlige møter mellom den nye ansatte og dennes leder. Blir det tidlig usikkerhet om den ansatte behersker sine arbeidsoppgaver, er det viktig at samtaler dokumenteres og at den ansatte gis anledning til å forbedre seg. Har du allerede laget en plan og satt opp mål og oppgaver er det enklere å vite hva du skal følge opp.

📖 Les mer om: Prøvetid: Slik får du maks ut av prøvetiden

Hva ellers skjer i livet til den ansatte? Alt påvirker

Det er ikke noe vits å tro at noen kan lære noe nytt, hvis hodet koker av andre ting. Å bytte jobb teller som en av topp fem mest stressende livsendringer. Hvor i livet befinner den nyansatte seg? Er det første jobben etter permisjon? Har den ansatte sendt kiden til barnehagen for første gang? Er det første jobb etter studiene? Lytt til den ansatte, og gi rammer og forutsetninger som bistår til at overgangen blir så trygg som mulig.

Det er ikke noe vits å tro at noen kan lære noe nytt, hvis hodet koker av andre ting. Å bytte jobb teller som en av topp fem mest stressende livsendringer.

Når prøvetiden er overstått så er “onboardingen” over fra et juridisk perspektiv. Nå gjelder det ny oppsigelsesfrist og strengere krav til oppsigelse, men forhåpentligvis har du gjennom prøvetiden lagt et godt grunnlag for et godt arbeidsforhold med den ansatte som gjør at du ikke trenger å tenke noe mer på akkurat det. Og selv om den formelle onboardingen er over, må du fortsatt følge opp den ansatte!

📖 Les mer om: Oppsigelse i prøvetid: Slik gjør du det rett (2024)

Hva bør en onboarding sjekkliste bestå av?

En onboarding sjekkliste er et nyttig verktøy for å sikre at alle nødvendige trinn blir fulgt. Den kan inkludere:

1. Forberede nødvendig utstyr og tilgang til systemer
2. Planlegge introduksjonsmøter med nøkkelpersonell
3. Opprette en plan for opplæring og utvikling
4. Arrangere regelmessige oppfølgingsmøter med leder og HR
5. Evaluere onboardingprosessen og innhente tilbakemeldinger

Hva om sykdom eller fravær forstyrrer onboardingen?

Da kan det være grunn til å forlenge prøvetiden og onboardingen slik at både den nyansatte og arbeidsgiver får nok tid.

Det vanlige er å innta arbeidsgivers rett til å forlenge prøvetiden direkte i arbeidsavtalen, også må dette følges opp av arbeidsgiver ved fravær ved skriftlig orientering.

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan også avtale en forlengelse av prøveperioden innen den maksimale lengden for prøvetiden.

📖 Les mer om: Arbeidsavtale i 2024: Slik oppfyller du alle lovkrav

Hva er et onboarding program?

Et onboarding program er strukturert for å guide nye ansatte gjennom deres første måneder i bedriften. Programmet bør være tilpasset både rollen de ansatte skal fylle, og den spesifikke bedriftskulturen de blir en del av.