Avtaler for deg som yter konsulentoppdrag som selvstendig næringsdrivende

Er du en selvstendig næringsdrivende som leverer konsulenttjenester må du være oppmerksom på skillet mellom selvstendige konsulentoppdrag (entreprise) og innleie.

- Les mer om oppdragsavtale med selvstendig næringsdrivende.

Oppdragsbeskrivelsen: det viktigste du regulerer i en konsulentavtale

Har du en klar og tydelig beskrivelse av hva oppdraget omfatter som både du og kunden er enig om, så har du et veldig godt grunnlag for å lykkes med oppdraget. Vi ser dessverre så altfor mange konsulentavtaler som ender med konflikt på grunn av uklarhet og uenighet knyttet til hva som skulle vært levert. Det kan du unngå ved bedre avklaringer innledningsvis.

Det er viktig at du som konsulent selv vet hva du skal levere. Først da blir du i stand til å vurdere om du har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å ta på deg oppdraget.

Start med å lage en god oppdragsbeskrivelse og gjerne en fremdriftsplan. Deretter må beskrivelsen og planen gjennomgås med kunden. Det sikrer at dere har en felles forståelse for hva som faktisk er avtalt.

Hvorfor er det viktig med en god oppdragsbeskrivelse?

• Vet du hva som omfattes vet du også når det skjer en endring i oppdraget som gjør at du må varsle kunden. Endringer har en tendens til å skje, og gjerne uten at partene eksplisitt er enige om at “nå skjer det en endring”. Men det blir gjerne et tema på et eller annet tidspunkt og gjerne ved betaling. Da er det nyttig å ha en klar oppdragsbeskrivelse innledningsvis og være tydelig underveis om/når det skjer en endring.
• Er det en mangel ved leveransen/oppdraget? Det må vurderes basert på beskrivelsen av leveransen/oppdraget. Jo tydeligere beskrivelse, jo enklere å vurdere en mangelsinnsigelse.
• Er oppdraget ferdig/endelig? Er det en forsinkelse? Det må vurderes basert på hva som avtalt skulle være leveransen/oppdraget.

Hvordan regulere pris i en konsulentavtale

Pris er ofte et diskusjonstema ved inngåelse av en konsulentavtale. I tillegg til selve prisfastsettelsen er det gjerne også spørsmål om hvordan prisen skal beregnes.

Du som konsulent ønsker kanskje timepris slik at du får betalt for den tiden det faktisk tar å utføre oppdraget. Det vil særlig være aktuelt i de tilfellene hvor det er vanskelig å fastsette nøyaktig hvor lang tid oppdraget vil ta og hvor timer er den vesentligste innsatsfaktoren.

Kunden ønsker gjerne fastpris. Det skaper forutberegnelighet for kunden. Da vet kunden hva vedkommende kan forvente og da ligger risikoen for ineffektivitet på deg som konsulent. Er det et oppdrag hvor du vet at du kan bygge på noe du har fra før og hvor timer ikke nødvendigvis er den største innsatsfaktoren kan også fastpris være gunstig for deg som konsulent.

En løsning er å sette en timepris og samtidig estimere antall timer det vil ta å gjennomføre oppdraget. En slik modell fordrer at partene har en viss kommunikasjon underveis for å fastslå om estimatet virker å være korrekt og hvor prisen sannsynligvis vil ende. Begge partene må da være inneforstått med at det er et estimat og at endelig pris kan ende under eller over estimatet. Denne modellen vil sånn sett også skape usikkerhet.

Et annet alternativ er å sette en timepris og samtidig sette en makspris på oppdraget. Da sikrer du som konsulent deg at du får betalt for timene det faktisk tar, forutsatt at du holder deg innenfor maksgrensen. Kunden får forutberegnelighet, og reduserer risikoen for ineffektivitet ved at det uansett er en makspris.

Konsulenttjenester: Hva må til for å anses som et entrepriseoppdrag

Et konsulentoppdrag vil juridisk sett typisk defineres som en entreprise. Overordnet betyr det at du som konsulent leverer et oppdrag og ikke stiller din arbeidskraft til disposisjon. Stilles det arbeidskraft til disposisjon er det etter loven definert som innleie.

• Les mer om innleie og når det er tillatt å leie inn konsulenter: Innleie i 2024: Er det ulovlig å leie inn arbeidskraft?

For at et konsulentoppdrag skal anses som entreprise er det noen vilkår som må være oppfylt:

• Risikoen for oppdraget eller resultatet ligger på oppdragstaker. Det vil si at ansvaret for forsinkelse eller mangelfull leveranse ligger på konsulenten.
• Konsulenten leverer et oppdrag/resultat som skal oppfylle et sett med kravspesifikasjoner. Det er ikke snakk om levering av arbeidskraft.
• Konsulenten har selv ansvar for sykepenger og feriepenger, og det gjenspeiles i prisen.
• Konsulenten leder arbeidet og setter rammene for oppdraget.
  • Konsulenten fastsetter når, hvor og hvordan oppdraget skal utføres innenfor de kravsspesifikasjonene som er fastsatt av kunden.
  • Det er konsulenten som setter sammen teamet, bestemmer hvordan og når teamet skal jobbe, selv om kunden har satt en frist for leveransen.
• Oppdraget er avgrenset i tid eller til et resultat er oppnådd, og konsulenten står fritt til å ta seg andre oppdrag. Det er mulig å sette begrensninger på andre oppdrag, men ideelt sett bør konsulenten være så fri som mulig.
• Oppdraget er ikke knyttet til oppgaver som tilhører alminnelig drift hos kunden og er ikke en del av kundens kjernevirksomhet.
• Konsulenten stiller selv med eget verktøy og nødvendig utstyr for å utføre oppdraget.

Konsulentavtale: Utvalgte tema du bør tenke på når du setter opp en konsulentavtale

Skal du inngå et konsulentoppdrag er det endel forhold du bør ha tenkt gjennom. Her skal vi ta opp noen typiske “juridiske” reguleringer og hvordan du bør forholde deg til dem.

Fakturering/betalingsfrist: Selv om mange kanskje tenker på fakturering og betalingsfrist som kommersielle forhold, har de også en juridisk side som det er viktig å være klar over.

Som konsulent er det en fordel for deg å få betalt med kort betalingsfrist og gjerne så tidlig eller så ofte som mulig, ideelt sett kanskje også forskuddsbetaling. Kunden ønsker gjerne lengre betalingsfrist og betaling etter at oppdraget er levert.

Det viktigste å tenke på ved fakturering/betalingsfrist er å sikre likviditeten i selskapet ditt. Er du avhengig av andre for å kunne levere, må du også se hen til frister i avtalen med andre før du avtaler frister i avtalen med din kunde.

I tillegg er det viktig å regulere hva som skal skje dersom kunden ikke betaler. Skal du ha rett til å stanse/utsette oppdraget? Da må det i så fall reguleres i avtalen.

Avbestilling: Skal kunden ha rett til å avbestille oppdraget? Som konsulent ønsker du gjerne å få fullført et oppdrag når du først har fått oppdraget, mens kunden gjerne ønsker en avbestillingsrett. På lengre oppdrag er avbestillingsrett nokså vanlig, men det er ikke like vanlig på kortere oppdrag. Velger du å akseptere en avbestillingsrett, er det viktig at du setter tilstrekkelig varslingsfrist. Du bør ha tid til å områ deg, og ideelt sett også tid til å finne et nytt oppdrag slik at du ikke blir stående lenge uten arbeid.

Dagbot ved forsinkelse: Dagbot kan egentlig sammenlignes med et prisavslag. Dagbot er en “bot” som du som konsulent må betale til kunden for hver dag et oppdrag er forsinket. For kunden er det gjerne fordelaktig med dagbot. Det øker presset på å levere i tide, og de får automatisk kompensasjon ved forsinkelse. For deg som konsulent er ikke dagbot ansett å være like gunstig. Men det kommer an på hva som er alternativet. Er alternativet at du kan miste oppdraget eller at avtalen kan heves ved forsinkelse vil det være “billigere” for deg å godta en dagbot.

Begrensning av erstatningsansvaret: Kunde ønsker gjerne en avtale hvor du som konsulent er ansvarlig for oppdraget/leveransen uten at ansvaret begrenses. Som konsulent vil det være fordelaktig for deg å begrense ansvaret. Det er også nokså vanlig å ha med en erstatningsbegrensning. Det kan typisk være en begrensning i forhold til typen tap, slik at for eksempel indirekte tap ikke er inkludert. I tillegg er det også vanlig med en beløpsmessig begrensning, for eksempel slik at ansvaret er begrenset til verdien av oppdraget/leveransen, eller en prosentandel av oppdraget/leveransen. Enkelte typetilfeller av tap som for eksempel tap knyttet til brudd på taushetsplikten eller brudd på bestemmelser om immaterielle rettigheter er gjerne unntatt beløpsbegrensningen slik at det ikke gjelder noen begrensning på denne typen tap.

Nøkkelen for å lykkes med et konsulentforhold: løpende kommunikasjon

For å lykkes som konsulent er det en rekke faktorer som må være på plass. Du må selvfølgelig ha tilstrekkelig kompetanse og verktøy til å kunne gjennomføre konsulentavtalene du inngår. Men det er en nøkkelfaktor som vi mener er avgjørende for at du skal lykkes som konsulent: løpende kommunikasjon med kunden, både før inngåelsen av oppdraget, underveis i oppdraget og etter avslutningen av oppdraget.

Her er noen punkter som det særlig er viktig å ha en tydelig kommunikasjon på:

• Tydelig kommunikasjon rundt hva som skal leveres. Hva går oppdraget ut på? Hva er leveransen?
• Tydelig kommunikasjon om når levering skal skje. Skal det være delleveranser? Rapportering underveis? Statusmøter? Hva forventer kunden seg av løpende informasjon om status?
• Tydelig kommunikasjon om eventuelle avvik/endringer. Har det oppstått noe underveis som gjør at du ikke kan levere som planlagt? Jo tidligere og tydeligere det kommuniseres, jo bedre. Alle endringsmeldinger bør dokumenteres skriftlig.
• Har du hatt en god kommunikasjon underveis blir alle uforutsette hendelser enklere å håndtere og du har et bedre grunnlag for å komme til enighet om de uforutsette hendelsene.
• Opprettholder du kontakten med kunden etter at oppdraget er avsluttet vil det også være enklere å benytte deg igjen når kunden får et nytt behov. Etter at oppdraget er ferdig har du kanskje skapt en ambassadør for selskapet ditt som vil kunne anbefale deg videre.